PRIVACY STATEMENT VOOR SOLLICITANTEN
Versie 0.1 Oktober 2025
1. Inleiding
Privacy is een groot goed, en iets waar we veel waarde aan hechten. We vinden het van belang dat binnen Slim met Energie (NieuweStroom) de privacy van sollicitanten goed wordt geborgd. Wij houden ons dan ook aan de wet- en regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit Privacy Statement voor Sollicitanten informeren wij op duidelijke en transparante wijze hoe wij omgaan met de verwerking van jouw persoonsgegevens.
1.1 Welke regels gelden voor NieuweStroom bij de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten?
Bij de verwerking van persoonsgegevens in Nederland is NieuweStroom onder meer gebonden aan:
• De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
• Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbewerking (UAVG);
• NieuweStroom Privacy Statement voor Medewerkers.
1.2 Wat is de reikwijdte van dit statement?
Dit statement heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van de sollicitatieprocedure die door, of in opdracht van NieuweStroom, dan wel in het recruitmentsysteem van NieuweStroom worden gedaan. Als je in dienst treedt van NieuweStroom, dan kun je meer informatie vinden over de verwerking van jouw persoonsgegevens in het Privacy Statement voor Medewerkers.
1.3 Welke persoonsgegevens verwerken wij?
In het kader van de sollicitatie en aannameprocedure verwerken wij persoonsgegevens van jou als sollicitant. Onder persoonsgegevens verstaan we gegevens die direct of indirect iets over je zeggen. Dit zijn bijvoorbeeld naam, adres en woonplaats, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer en e-mailadres of je BSN/RRN. Met verwerken bedoelen wij alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Dit is niet alleen het verzamelen van die gegevens, maar ook het vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, raadplegen, doorzenden en bijvoorbeeld het wissen van gegevens.
De volgende persoonsgegevens kunnen door ons tijdens de sollicitatieprocedure verwerkt worden:
Soorten gegevens
Direct of indirect identificerende gegevens
Zoals naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres
Locatiegegevens
Zoals gegevens waaruit blijkt waar je je bevindt
Arbeidsverhoudingsgegevens
Zoals registraties van giften en nevenfuncties
Administratieve en financiële gegevens vanwege de toekomstige arbeidsverhouding
Waaronder gegevens m.b.t. de salarisadministratie
Bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens en BSN
Zoals gezondheidsgegevens, je Burgerservicenummer of strafrechtelijke gegevens
Beeldopnamen, logging
Zoals de foto op je cv, cameratoezicht, vastlegging e-mails
Screeninggegevens
Zoals controle van je identiteitsgegevens, en integriteitstoetsing bij oud-werkgevers
Gegevens m.b.t. gevolgde en nog te volgen opleidingen voormalige functies, werkervaring, stages
Zoals vastlegging van je behaalde diploma’s en resultaten van je opleiding, en gegevens op je cv
Gegevens ter bescherming van het vitaal belang van de betrokkene inclusief noodadressen van achterban
Bijvoorbeeld de naam en telefoonnummer van een familielid
1.4 Wie is verantwoordelijke voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
NieuweStroom is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van alle persoonsgegevens die door of in opdracht van NieuweStroom worden verwerkt. Met NieuweStroom bedoelen we de besloten vennootschap Slim met Energie Holding, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72616814, statutair gevestigd te Maastricht, Nederland.
De contactgegevens zijn:
Bezoekadres Petrus Regoutplein 1 E 01
Telefoonnummer: 088-996 86 86
E-mail: informatie@nieuwestroom.nl
Voor vragen in verband met je sollicitatie of onze vacatures:
E-mail: HumanResources@nieuwestroom.nl
NieuweStroom maakt deel uit van de Slim met Energie Groep. Waar we in dit privacy statement spreken over NieuweStroom, bedoelen we de Slim met Energie Groep.
1.5 Hoe komen we aan je persoonsgegevens?
Er zijn twee manieren om aan jouw persoonsgegevens te komen. Je verstrekt deze bijvoorbeeld zelf aan ons bij je (online) sollicitatie, of wij kunnen jouw gegevens via derden of een andere weg verkrijgen en verwerken. Dit laatste is bijvoorbeeld het geval bij de pre-employment screening of bij het afleggen van een assessment. Ook kunnen wij gegevens opvragen bij voormalig werkgevers. Als je CV aangeleverd wordt door een werving en selectiebureau wordt het via een derde aangeleverd. Verder wordt er volop naar vakmanschap gezocht op het internet (ook wel ‘sourcen’ genoemd), zoals in CV-databases en LinkedIn. De bronnen voor het sourcen zijn openbaar. Daarnaast heb je al goedkeuring gegeven via LinkedIn of CV-database dat je persoonsgegevens via dat medium worden verwerkt. Voor die gegevensverwerking is het betreffende medium, of het achterliggende bedrijf, zelf verantwoordelijk. Als de recruiter jou benadert, moet hij aangeven waar hij jouw gegevens gevonden heeft en vragen om jouw CV/LinkedIn-profiel te mogen gebruiken om jou te benaderen met een vacature. Daarnaast kan het zo zijn dat een werving en selectiebureau je benaderd voor vacatures. Ook hier geef je akkoord voor je gegevensverwerking bij het betreffende bureau.
2. Grondslagen en doelen voor verwerking van persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie
2.1 Welke juridische grondslagen hanteert NieuweStroom voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
We verwerken jouw gegevens:
• om een eventuele (arbeids-)overeenkomst met je aan te gaan en daarna uit te voeren;
• op basis van jouw expliciete toestemming. Toestemming vragen van sollicitanten is vanwege de hiërarchische verhouding tussen de sollicitant en NieuweStroom meestal niet toegestaan. Wij vragen deze toestemming alleen als daar geen duidelijke negatieve consequenties aan kleven en jij volledig geïnformeerd bent dat de toestemming vrijwillig is gegeven. De door jou gegeven toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken;
• als wij daar een wettelijke verplichting toe hebben;
• op basis van een gerechtvaardigd belang van NieuweStroom en dit belang opweegt tegen jouw privacybelang.
2.2 Voor welke doelen verwerkt NieuweStroom persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a. Human resources en personeelsbeleid
Als je bij ons solliciteert, hebben wij jouw persoonsgegevens nodig. Bijvoorbeeld om je te kunnen uitnodigen voor een sollicitatiegesprek en het maken van een toegangspasje om het gebouw te betreden. Maar ook tijdens het sollicitatieproces of voorafgaand aan het sluiten van een (arbeids)overeenkomst verwerken wij jouw gegevens. Bijvoorbeeld als je webformulieren op de website invult. In het kader van een sollicitatieprocedure verwerken wij persoonsgegevens, omdat wij een zo goed mogelijk beeld van je proberen te krijgen en willen beoordelen of jij geschikt bent voor de desbetreffende functie. Hiervoor kunnen wij ook gegevens gebruiken die wij van anderen over je krijgen. Bijvoorbeeld van voormalige werkgevers (via referenties via jou verkregen) of wervingsbureaus. Ook kunnen wij openbare bronnen raadplegen zoals internet, kranten en sociale media (als dit voor de functie relevant is en dit bij de vacaturetekst is aangegeven). Wij hanteren een diversiteitsbeleid. In dat kader leggen wij ook gegevens van jou vast. Daarnaast verwerken we contactgegevens van je oud-werkgever (die jij aanlevert bij je indiensttreding in het kader van de screening). Dit doen we om een betrouwbaarheidscheck te kunnen uitvoeren bij je oud-werkgevers.
b. Bedrijfsvoering en intern management
Wij kunnen jouw gegevens ook gebruiken voor interne doeleinden. Bijvoorbeeld bij afhandeling van klachten.
c. Pre-employment screening (veiligheid, beveiliging en integriteit)
Wij kunnen toekomstige medewerkers screenen. De screening procedures die binnen NieuweStroom gelden, zijn van toepassing op alle sollicitanten die werkzaamheden kunnen gaan uitvoeren bij ons. De screening procedures beogen te achterhalen of de sollicitant voldoende betrouwbaar is. Sollicitanten mogen alleen met hun werkzaamheden beginnen als de screening voor de startdatum volledig en met een positief resultaat is afgerond.
Voor alle te screenen sollicitanten geldt dezelfde procedure:
Wij vragen jou een eigen verklaring in te vullen. In die eigen verklaring informeren we jou dat we informatie gaan inwinnen. Het gaat hierbij om het betrouwbaarheidsoordeel van werkgevers/opdrachtgevers van de afgelopen twee jaar.
Daarvoor raadplegen wij voor bepaalde functies de incidentenregisters, sanctielijsten en waarschuwingssystemen van de financiële sector. Het raadplegen van deze registers gebeurt alleen bij indiensttreding door de HR-medewerkers van NieuweStroom. Onder andere op basis van deze uitkomst van de screening bepalen wij of je in dienst kunt treden. Daarnaast vindt er een controle plaats of je identiteitsbewijs en je diploma’s echt zijn. Ook moet er beoordeeld worden of nevenfuncties die je verricht (hebt) de schijn van belangenverstrengeling kunnen hebben of krijgen. Indien van toepassing dienen hier mitigerende maatregelen voor getroffen te worden. Dit kan ook gelden voor (neven)functies die je de afgelopen 5 jaar hebt uitgeoefend, en ook voor directe familieleden wiens werkzaamheden ook (de schijn van) belangenverstrengeling kunnen opwerpen.
d. Bedrijfsrapportages en analyse en ontwikkeling van de organisatie
Wij kunnen jouw gegevens verwerken voor het maken van bedrijfsrapportages en enquêtes. Ook kunnen wij jouw gegevens gebruiken voor het maken van analyses. We kunnen dan gegevens, die wij van je hebben, combineren. Bijvoorbeeld om de sollicitatieprocedure te verbeteren. Ook zijn we in sommige gevallen wettelijk verplicht om te rapporteren, denk bijvoorbeeld aan rapportages rondom indiensttreders richting het CBS.
e. Wettelijke verplichtingen
Wij moeten op basis van bepaalde (internationale) wet- en regelgeving gegevens over je verzamelen. Ook maken wij bij het aangaan van een dienstverband een kopie van jouw identiteitsbewijs (op grond van wettelijke verplichtingen). Wij hebben bij het aangaan van het dienstverband ook jouw BSN/RRN nodig in verband met fiscale verplichtingen.
f. Bescherming van vitale belangen
Wij kunnen gegevens verwerken als wij vitale belangen van jou moeten beschermen. Bijvoorbeeld, als je in ons pand bent en jij onwel wordt.
3. Verwerkt NieuweStroom ook bijzondere persoonsgegevens?
Wij verwerken bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je ons dat vraagt. Bijvoorbeeld als je ons vraagt vast te leggen dat je slechthorend bent, zodat we je beter schriftelijk benaderen in plaats van telefonisch. Vraag je ons om bijzondere persoonsgegevens over je vast te leggen of maak je deze gegevens zelf openbaar? Dan verwerken wij deze gegevens alleen als hier een duidelijk doel voor is, er een grondslag voor bestaat en als dit noodzakelijk is voor het doel.
Bijzondere persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt als er sprake is van bijvoorbeeld foto’s of beeldopnames van jou. Je kunt hierbij denken aan de foto die je eventueel hebt toegevoegd aan je CV.
4. Hoe gaat NieuweStroom om met mijn persoonsgegevens?
4.1 Geheimhouding en doelbinding
Bij NieuweStroom verwerken alleen medewerkers, die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben, jouw persoonsgegevens. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen, wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Jouw persoonsgegevens kunnen ook tussen de onderdelen van de Slim met Energie Groep worden uitgewisseld. Zie hierover meer in paragraaf 4.3.
4.2 Volledig geautomatiseerde besluitvorming
NieuweStroom maakt geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming.
4.3 Doorgifte persoonsgegevens aan andere partijen
a. Binnen de Slim met Energie Groep
Jouw persoonsgegevens kunnen tussen onderdelen van SME worden uitgewisseld. Deze onderdelen bevinden zich in landen binnen de EER*.
*Tot de EER horen alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland.
b. Buiten de Slim met Energie Groep
Soms schakelen wij derden in die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld een extern wervingsbureau of een onderzoeksbureau. Wij kunnen alleen derden inschakelen als dit past bij het doel waarvoor wij jouw persoonsgegevens hebben verwerkt. En als deze derden voldoende betrouwbaar zijn. Daarnaast kunnen deze derden alleen onze opdracht krijgen, als zij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen hebben genomen ter bescherming van jouw gegevens en geheimhouding garanderen. Mocht een assessment onderdeel uitmaken van je sollicitatieprocedure, dan word je hierover geïnformeerd. Bij een assessment kunnen door deze partij ook gegevens verwerkt worden. Als je goedkeuring hebt gegeven dat het rapport aan NieuweStroom verstrekt mag worden, slaan we het rapport op in je sollicitatiedossier en kunnen de uitkomsten van het rapport gebruikt worden. Als we jouw gegevens doorgeven aan andere partijen “buiten de Europees Economische Ruimte (EER), nemen we extra maatregelen om jouw gegevens te beschermen. Niet in alle landen buiten de EER gelden dezelfde regels om jouw gegevens te beschermen zoals dat binnen EER verplicht is. Gebruiken we derde partijen buiten de EER? Dan beoordelen we zo goed mogelijk of dat veilig genoeg kan. Voor sommige landen heeft de Europese Commissie bepaald dat er sprake is van een ‘adequaat’ niveau van bescherming van persoonsgegevens. Voor andere landen geldt dat we de door de Europese Commissie goedgekeurde contractuele afspraken gebruiken. Daarnaast treffen we als dat nodig is aanvullende (veiligheids-) maatregelen. Wil je meer weten over de passende/geschikte waarborgen dan kun je contact opnemen via privacy@nieuwestroom.nl.
Jouw persoonsgegevens worden niet verhandeld of verkocht aan derden, ook niet buiten de EER.
4.4. Verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen
Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers, zoals de stagiair, vakantiekracht, of gezinsleden die jonger zijn dan 16 jaar, vindt plaats in overeenstemming met het bepaalde in artikel 8 van de AVG en artikel 5 van de UAVG. Dit kan alleen plaatsvinden met toestemming, of met machtiging tot toestemming, van wettelijke vertegenwoordigers in de plaats van de betrokkene. Voor de verwerking van persoonsgegevens van een betrokkene van tenminste 16 jaar en ouder hoeft er niet vooraf toestemming aan de wettelijke vertegenwoordiger te worden gevraagd.
5. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?
Heb je per mail bij ons gesolliciteerd? Dan zullen wij uiterlijk 4 weken nadat je bent afgewezen en de sollicitatieprocedure is beëindigd, jouw persoonsgegevens verwijderen. Dit gaat om alle sollicitatiegegevens zoals jouw sollicitatiebrief, CV, mailwisseling en eventuele screening- en of assessmentgegevens. Heb je online bij ons gesolliciteerd, dan bewaren we jouw persoonsgegevens uiterlijk 1 jaar. Dit doen wij alleen, als je daar toestemming voor geeft voordat je bij ons online solliciteert. Geef je hier geen toestemming voor, dan vragen we je om alsnog per mail via HumanResources@nieuwestroom.nl te solliciteren. Na een jaar zullen we je er opnieuw om vragen of wij jouw gegevens nog een jaar mogen bewaren voor eventueel toekomstige vacatures. Je kunt de gegeven toestemming altijd intrekken door niet akkoord te gaan met de verlenging of door contact op te nemen met onze HR-afdeling via HumanResources@nieuwestroom.nl. Heb je je toestemming ingetrokken of niet verlengd? Dan kunnen wij jouw geanonimiseerde gegevens wel nog gebruiken voor onderzoeksdoeleinden. Deze gegevens zijn dan niet meer herleidbaar naar jou als persoon. Als je naar aanleiding van je sollicitatie in dienst treedt bij ons, dan bewaren we alleen het door jouw geaccepteerde salarisvoorstel, de screeningsformulieren en je eventuele assessment in je personeelsdossier. Je CV en sollicitatiebrief bewaren we niet in het personeelsdossier.
6. Welke rechten heb ik bij de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Bij de verwerking van je persoonsgegevens gelden bepaalde rechten.
6.1 Recht op inzage
Je hebt het recht op inzage in alle persoonsgegevens die van jou worden verwerkt door ons. Denk hierbij aan je (online) CV, motivatie en assessmentresultaten. Je kunt dit vragen via HumanResources@nieuwestroom.nl.
6.2 Recht op rectificatie
Vind je dat jouw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt? Dan kun je ons vragen om de gegevens te wijzigen of aan te vullen (rectificatie).
6.3 Recht op vergeten te worden
Je kunt ons vragen om gegevens die we van jou hebben vastgelegd te wissen. Bijvoorbeeld als je bezwaar hebt tegen de verwerking van jouw gegevens. Het kan zijn dat wij niet aan jouw verzoek tegemoet kunnen komen. Bijvoorbeeld omdat ons belang zwaarder weegt dan jouw belang.
6.4 Recht op beperking van de verwerking
Je kunt in bepaalde gevallen vragen de persoonsgegevens die van je worden verwerkt, te beperken. Dat betekent dat de verwerking op verzoek van de betrokkene (al dan niet tijdelijk) “bevroren” wordt. Bijvoorbeeld bij een juridisch geschil.
6.5 Recht om niet onderworpen te worden aan volledig geautomatiseerde besluitvorming
Volledige automatische besluiten zijn beslissingen over je, die gemaakt worden door computers en niet (meer) door mensen. NieuweStroom mag in bepaalde gevallen gebruik hiervan maken. En dan heb jij het recht om daar bezwaar tegen te maken. Op dit moment maken we geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming bij de sollicitatieprocedure.
6.6 Recht op dataportabiliteit
Je hebt het recht om te vragen om gegevens die op basis van een overeenkomst en/of met jouw toestemming worden verwerkt, te verkrijgen of over te dragen aan een andere partij. Overdracht aan een andere partij kan alleen als het technisch mogelijk is. NieuweStroom zal de gegevens die door jou zelf zijn verstrekt, in een gestructureerde en leesbare vorm overdragen.
6.7 Recht op bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang
Verwerken we jouw gegevens omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben? Bijvoorbeeld bij het maken van opnamen van telefoonopnamen? Dan kun je daar bezwaar tegen maken. We zullen dan een nieuwe afweging maken om te bepalen of jouw gegevens daar inderdaad niet meer voor gebruikt mogen worden. We staken de verwerking als jouw belang zwaarder weegt dan ons belang. We laten je dan gemotiveerd weten wat onze beslissing is. Als de beslissing voor jou niet leidt tot acceptabel resultaat, dan kun je een klacht indienen bij de Privacy Office van NieuweStroom of bij de Autoriteit Persoonsgegevens (zie ook hoofdstuk 7).
6.8 Procedure
Via HumanResources@nieuwestroom.nl kun je jouw verzoek tot gebruik maken van je recht indienen. We zullen je indien nodig om identificatie vragen, om te verifiëren dat het verzoek daadwerkelijk van jou afkomstig is. Heb je een van de hiervoor beschreven verzoeken gedaan, dan zullen wij een jouw verzoek binnen één maand na ontvangst afhandelen.
Afhankelijk van de complexiteit het verzoek of de hoeveelheid verzoeken kan de termijn, indien nodig, met nog maximaal twee maanden worden verlengd. We houden je dan ook op de hoogte over de voortgang van je verzoek. Betreffen de te verstrekken gegevens ook gegevens van derden, dan kan deze derde, voorafgaand aan de verstrekking, gevraagd worden of er bezwaren bestaan tegen verstrekking. In sommige gevallen komen wij niet aan jouw verzoek tegemoet. Wij hoeven de gegevens bijvoorbeeld niet te verwijderen als die gegevens van een aanmerkelijk belang zijn voor ons of als er een wettelijke verplichting bestaat om ze te bewaren. Wij stellen je hiervan op de hoogte.
7. Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van je persoonsgegevens als sollicitant door NieuweStroom kun je terecht bij onze HR-afdeling via HumanResources@nieuwestroom.nl. Als de beantwoording onbevredigend is, kan jij dit voorleggen aan de Privacy Office binnen NieuweStroom via privacy@nieuwestroom.nl.
Als jij met dat antwoord ook niet tevreden bent, kun je gebruik maken van de hulp van de Geschillenregeling voor Medewerkers, sollicitanten en externen of de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509AJ Den Haag).
8. Kan NieuweStroom dit document wijzigen?
Ja, ons Privacy Statement voor Sollicitanten kan van tijd tot tijd wijzigen. Als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn, dan passen wij dit privacy statement daar op aan. De meest actuele versie van ons Privacy Statement voor Sollicitanten kun je steeds terugvinden via de website en applicatie waarmee je solliciteert. Ook eerdere versies kun je daar inzien.
